Legalisaties

Het legaliseren van een of meerdere documenten is vaak een ingewikkeld en langdurig proces. Zo moet u als eerste weten waar u het document dient te legaliseren. Moet er een apostille op? Kan de legalisatie door de rechtbank gebeuren of dient u deze eerst bij een notaris langs te brengen? Moet het document daarna door naar de ambassade van het land waarvoor u het document wenst te gebruiken of kunt u het zo gebruiken? Waarom moeten het te legaliseren document langs zo veel verschillende instanties voor een goedkeuring?

Er zijn veel regels waar u zoal tegenaan kunt lopen. Met meerdere documenten (en verschillende instanties waar deze gelegaliseerd dienen te worden) loopt u het risico om door de bomen het bos soms niet meer te zien. Hieronder leggen wij uit wat een legalisatie nou precies is en hoe dit proces in zijn werking gaat.

Wat is een legalisatie?

Een legalisatie is een procedure om officiële documenten bruikbaar ofwel legaal te maken voor gebruik in een ander land dan het land van afgifte. Zo weten de autoriteiten in het betreffende land zeker dat het document inderdaad officieel is en gebruikt mag worden.

Wilt u bijvoorbeeld werken en/of studeren in het buitenland? Dan is de kans groot dat u zaken zoals diploma’s en/of een VOG certificaat eerst dient te legaliseren in Nederland, alvorens u deze kunt gebruiken in het buitenland.

Een legalisatie is dus eigenlijk een bevestiging dat dat het document is afgegeven door een daartoe bevoegd persoon of instantie. Een stempel of sticker op het document betekent alleen dat de juiste handtekening op het document staat. Het is dus van belang dat de autoriteiten van de betreffende land zeker weten dat het document door een officiële instantie is afgegeven. De regelgeving hiervoor verschilt sterk per land en per type document. 

Legalisatieketen

Soms kan het voorkomen dat een document door meerdere personen en/of instanties gelegaliseerd dient te worden. Dit is omdat er dan meerdere partijen op de hoogte moeten zijn van elkaars bevoegdheid, alvorens het document bruikbaar is in het buitenland. 

Dit noemt men een legalisatieketen. Het verschilt per document hoe lang deze legalisatieketen zal moeten zijn. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat u bij het legaliseren van een VOG certificaat enkel een sticker nodig heeft van het Ministerie van Buitenlandse Zaken en de betreffende ambassade, maar dat u bij het legaliseren van een trouwakte eerst een beëdigde vertaling nodig heeft, langs de notaris moet en daarna pas een apostille kunt aanvragen.

Apostille

Om het legalisatieproces te verkorten zijn er een aantal landen aangesloten bij het Apostilleverdrag. Met een apostillestempel versnelt u het traject van de legalisatie. De apostillestempel kan in de meeste gevallen worden geplaatst door de rechtbank. Hiermee kunt u deze direct gebruiken in het betreffende land. U heeft dus geen verdere legalisaties meer nodig.

Dit is echter enkel mogelijk als het land waarvoor u het document nodig heeft is aangesloten bij het apostilleverdrag.  Het verdrag is op 5 oktober 1961 opgesteld binnen de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht. Er zijn inmiddels 127 landen die deel uitmaken van dit verdrag. Welke landen dat zijn leest u hier.

Indien het land waarvoor het document bedoeld is het apostilleverdrag niet heeft ondertekend, moet het document worden gelegaliseerd. Hiervoor zijn er vaak meerdere instanties aan te pas, waar je bij een apostille genoeg hebt aan slechts één instantie.

Zowel apostilles als legalisaties worden enkel afgegeven op documenten voorzien van originele handtekeningen.

Waarom Traveldocs?

Het laten legaliseren van één of meerdere documenten kan een langdradig proces zijn. Vaak moet u hiervoor langs meerdere instanties. Zo kan het zijn dat u voor sommige documenten eerst langs de rechtbank moet, daarna langs het Ministerie van Buitenlandse Zaken en tot slot ook nog langs de betreffende ambassade of consulaat. Dit proces is erg tijdrovend en bent u makkelijk één of meerdere dagen aan kwijt.

Daarom biedt Traveldocs de mogelijkheid om dit traject deels of in zijn geheel via ons te laten verlopen. 

Naast legalisaties en notariële diensten kunnen wij ook beëdigde vertalingen voor u verzorgen en is het mogelijk om buitenlandse documenten naar het Engels te laten vertalen.

Belangrijk is wel dat u rekening houdt met de volgende voorwaarden:

• Het document mag niet ouder zijn dan 1 jaar;
• Het document dient in het Nederlands of Engels te zijn afgegeven, het origineel moet voorzien zijn van een handtekening en/of stempel van een daartoe bevoegd persoon of instantie;
• Een duidelijke kopie van het document moet altijd bijgevoegd worden;
• Indien u zelf (een deel) van het traject verzorgd, moet het document voorzien zijn van de juiste legalisaties vooraf (zoals bijv. KvK, notaris, Min. van. BuZa etc.).

Meer weten of direct een aanvraag in gang zetten?

Klik dan hier! 

 

 

 

Bij Traveldocs staan wij garant voor professionele, correcte, vlotte en betrouwbare service.

Onze ervaren deskundigen controleren de aanvraag alvorens deze wordt ingediend bij het consulaat of de ambassade. Slechts op deze manier bent u 100% zeker dat uw aanvraag correct en veilig wordt aangevraagd. Traveldocs maakt de procedure juist makkelijker voor u, dus geen ingewikkelde website procedures meer.

U wordt op de hoogte gehouden van de status van de aanvraag via de mail, dan wel via de telefoon. Tevens kunt u ten alle tijden uw aanvraag volgen via de track en tracé functie op onze website.

Traveldocs is een Nederlands bedrijf met jarenlange ervaring met de juiste connecties om uw documenten correct te behandelen. Wij werken samen met diverse touroperators, voetbalclubs, grote bedrijven, vele KMO’s en vele anderen. Uw documenten en legalisaties zijn ten allen tijden in veilige handen bij ons.